Презентация на тему: "ОПТИМИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ОБМЕНА РАБОЧЕЙ ИНФОРМАЦИЕЙ, СДАЧА ВНУТРИШКОЛЬНОЙ ОТЧЕТНОСТИ в МБУ СШОР № 8 г. Белгорода"

Презентация бережливого проекта
«Оптимизация СИСТЕМЫ ОБМЕНА РАБОЧЕЙ ИНФОРМАЦИЕЙ, СДАЧА ВНУТРИШКОЛЬНОЙ ОТЧЕТНОСТИ в МБУ СШОР № 8 г. Белгорода»

УПРАВЛЕНИЕ ПО ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЕ И СПОРТУ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА БЕЛГОРОДА
МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«СПОРТИВНАЯ ШКОЛА ОЛИМПИЙСКОГО РЕЗЕРВА № 8»
Г. БЕЛГОРОДА

Директор
Дубенцов Сергей Александрович
г. Белгород, 2022 год

карточка проекта

Эффекты:
1. Сокращение сроков предоставления информации и получения обратной связи в МБУ СШОР № 8 г. Белгорода.
2. Достижение качественного выполнения определенного функционала в наиболее короткий срок.
3. Сокращение временных затрат до 215 минут.

Затраты времени на объяснение информации по заполнению отчетности
Карта текущего состояния процесса
«Оптимизация СИСТЕМЫ ОБМЕНА РАБОЧЕЙ ИНФОРМАЦИЕЙ, СДАЧИ ВНУТРИШКОЛЬНОЙ ОТЧЕТНОСТИ в мбу сшор № 8 г. белгорода»

Введение в предметную область (описание ситуации «как есть»)

финансовые затраты на телефонную связь. Затраты времени методиста
Итого ВПП: min – 300 мин. ; Max – 475 мин.

3
Нерациональное использование времени тренера, финансовые затраты на дорогу
4
Излишняя трата времени, финансовые затраты на дорогу
5

Информирование тренеров о необходимости сдачи внутришкольной отчетности (телеф.связь)
( 30-40 мин.)


2. Выезд тренера
в учреждение, вход в учреждение


( 30-60 мин.)

3. Распечатка документов на бумажном носителе

(5 мин)
4. Ознакомление тренера с поручением, отчетом на бумажном носителе
(5-10мин.)
5. Выход тренера из учреждения, время в пути


( 30-60 мин.)

6. Выполнение тренером отчетности

(50-60 мин.)
7. Доставление документации к назначенному сроку в учреждение

( 30-60мин.)
8. Проверка внутришкольной отчетности заместителем директора

(120-180 мин.)
6
Затрата времени и финансов тренера на дорогу.
Ошибки в оформлении документов, повторное распечатывание отчетности, затраты на бумагу

Пирамида проблем
«Оптимизация СИСТЕМЫ ОБМЕНА РАБОЧЕЙ ИНФОРМАЦИЕЙ, СДАЧИ ВНУТРИШКОЛЬНОЙ ОТЧЕТНОСТИ в мбу сшор № 8 г. белгорода»


ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ (Описание ситуации «Как есть»


Муниципальный уровень

Уровень МБУ СШОР № 8 г.Белгорода










Затраты времени на объяснение информации по заполнению отчетности
Финансовые затраты на телефонную связь. Затраты времени инструктора-методиста
Излишняя трата времени тренера, финансовые затраты на дорогу
Затраты времени и финансов на тренера на дорогу
Нерациональное использование времени тренера, финансовые затраты на дорогу
1
2
3
4
5
6
Ошибки в оформлении документов, повторное распечатывание отчетности, затраты на бумагу
1
2
3
4
5
6

ВВЕДЕНИЕ В ПРЕДМЕТНУЮ ОБЛАСТЬ (ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ «КАК БУДЕТ»)
Анализ проблем «5 почему?»

Введение в предметную область (описание ситуации «как будет»)

Карта ИДЕАЛЬНОГО состояния процесса Оптимизации СИСТЕМЫ ОБМЕНА РАБОЧЕЙ ИНФОРМАЦИЕЙ, СДАЧИ ВНУТРИШКОЛЬНОЙ ОТЧЕТНОСТИ в мбу сшор № 8
г. белгорода

1.Оповещение тренеров о необходимости сдачи внутришкольной отчетности в группе WhatsApp

( 5 мин.)


2. Получение тренером
отчетной документации в группе Viber

( 10 мин.)


3. Заполнение отчетной документации тренером

( 20-60 мин.)

4. Отправка тренером отчетности в электронном виде

(5 мин.)


5. Проверка внутришкольной отчетности заместителем директора, по необходимости распечатка документов
(120-180 мин)

Время выполнения процесса:
min = 160 минут,
max = 260 минут.
- Сокращение срока доведения информации за сотрудниками школы.
- Создание информационной системы (группы) для оперативного информирования сотрудников (Viber).
Разработать алгоритм действий по подготовке к выполнению отчетности, поручений руководителя.
Документ предоставлять в электронном виде по средством информирования сотрудников в группе Viber.
2. Выезд тренера
в учреждение, вход в учреждение


( 30-60 мин.)
3. Распечатка документов на бумажном носите


(5 мин.)
5. Выход тренера из здания, время в пути


( 30-60 мин.)
7. Доставление документации к назначенному сроку в учреждение


( 30-60 мин.)

Цель и результат проекта

Основные блоки работ проекта

БЮДЖЕТ ПРОЕКТА

Команда проекта

СПАСИБО за внимание!